W polsko-szwedzkiej współpracy problemy z feedbackiem często pojawiają się bardzo cicho. Nie ma kłótni, otwartej krytyki ani trudnych rozmów. Praca toczy się dalej, wszyscy zachowują się profesjonalnie, a atmosfera wydaje się dobra. Dopiero po jakimś czasie okazuje się, że jedna strona była przekonana, że wszystko idzie świetnie, podczas gdy druga już od pewnego czasu traciła zaufanie.

Jedna strona słyszała sugestie. Druga była przekonana, że jasno sygnalizowała swoje niezadowolenie.

Jedna czekała na konkretną uwagę. Druga uważała, że powiedziała już wystarczająco dużo.

I właśnie w takich sytuacjach różnice kulturowe potrafią mocno namieszać.

Sposób, w jaki przekazujemy i odbieramy ocenę naszej pracy, w dużej mierze wynika z tego, do czego jesteśmy przyzwyczajeni. Uczymy się, jak mówić komuś, że coś zrobił źle, jak zwracać uwagę, żeby nikogo nie urazić, i jak rozpoznać, że ktoś jest niezadowolony. To, co w jednym kraju brzmi jak zwykła uwaga, w innym może być już poważnym ostrzeżeniem.

Dlaczego Polacy i Szwedzi inaczej rozumieją feedback?

W Polsce, szczególnie w pracy operacyjnej, jesteśmy przyzwyczajeni do dość bezpośredniej komunikacji. Jeśli coś jest źle zrobione, często mówimy o tym wprost. Jeśli pojawia się błąd, oczekujemy, że ktoś go nazwie. Nawet kiedy staramy się zachować uprzejmy ton, zazwyczaj zależy nam na tym, żeby druga osoba dokładnie wiedziała, co należy poprawić.

W Szwecji krytyczne uwagi bywają przekazywane znacznie łagodniej. Zamiast powiedzieć, że coś zostało źle wykonane, ktoś może zasugerować, żeby jeszcze raz się temu przyjrzeć. Zamiast otwarcie zakwestionować rozwiązanie, zada pytanie albo zaproponuje drobną zmianę.

I tutaj zaczynają się schody.

Wyobraźmy sobie, że szwedzki klient mówi: „Może powinniśmy jeszcze raz na to spojrzeć”.

Polski pracownik może odebrać to jako luźną sugestię. Skoro klient nie powiedział, że coś jest źle, najwyraźniej sprawa nie jest pilna.

Tymczasem szwedzki klient mógł właśnie próbować powiedzieć, że obecny rezultat mu nie odpowiada i oczekuje poprawy.

Podobnie jest ze zdaniami: „Możemy jeszcze do tego wrócić” albo „Może dałoby się to trochę zmienić”.

Brzmią niewinnie. A jednak w określonym kontekście mogą oznaczać, że coś naprawdę wymaga poprawy.

Oczywiście każdy człowiek komunikuje się trochę inaczej. Nie każdy Polak mówi wprost i nie każdy Szwed unika bezpośredniej krytyki. Mówimy tutaj o pewnych przyzwyczajeniach kulturowych, które mogą wpływać na współpracę.

Co ciekawe, różnice między Polską a Szwecją bywają na tyle subtelne, że łatwo je przeoczyć. Spotkania odbywają się w dobrej atmosferze, wszyscy używają podobnego języka biznesowego, a rozmowy wydają się jasne.

Dopiero później okazuje się, że każdy zrozumiał je trochę inaczej.

Kiedy brak skarg uznajemy za zadowolenie

Wyobraźmy sobie polskiego pracownika, który kończy projekt w Szwecji.

Pracował szybko, był zaangażowany, wykonywał swoje zadania i nie miał żadnych konfliktów z klientem. Nikt otwarcie go nie skrytykował. Nikt nie powiedział, że jego praca jest niewystarczająca.

Wraca więc z przekonaniem, że wszystko poszło dobrze.

A potem dowiaduje się, że klient nie chce kontynuować współpracy.

Z jego perspektywy decyzja jest zupełnie niezrozumiała. Przecież nikt wcześniej nie zgłaszał żadnych poważnych zastrzeżeń.

Szwedzki klient może jednak pamiętać kilka sytuacji, w których próbował zasygnalizować problem. Być może sugerował zmianę sposobu pracy, zadawał dodatkowe pytania albo prosił, żeby jeszcze raz przyjrzeć się pewnym rzeczom.

W jego odczuciu informacje zostały przekazane. Oczekiwał, że pracownik je zrozumie i odpowiednio zareaguje.

Obie strony wychodzą z tej samej współpracy z zupełnie inną oceną sytuacji.

Takie nieporozumienia mogą mieć poważne konsekwencje. Czasami kończą się utratą kontraktu, ograniczeniem współpracy albo spadkiem zaufania. Co gorsza, osoba, która miała coś poprawić, może nawet nie wiedzieć, w którym momencie pojawił się problem.

Dobra praca może być różnie oceniana

Różnice kulturowe wpływają również na to, co uznajemy za dobrze wykonaną pracę.

W polskim środowisku zawodowym często cenimy szybkość, zaangażowanie, samodzielność i inicjatywę. Pracownik, który potrafi znaleźć rozwiązanie i szybko wykonać zadanie, zwykle robi dobre wrażenie.

W Szwecji te cechy również są ważne. Jednocześnie duże znaczenie może mieć sposób współpracy z zespołem, dostosowanie się do ustaleń, reagowanie na sugestie i uwzględnianie opinii pozostałych osób.

Dlatego ta sama osoba może zostać oceniona zupełnie inaczej.

Polski przełożony może powiedzieć: „Bardzo dobry pracownik. Szybki, skuteczny i zaangażowany”.

Szwedzki klient może odpowiedzieć: „Tak, zna się na swojej pracy, ale trudno nam się z nim współpracuje”.

Obie oceny mogą być uzasadnione. Każda strona zwraca uwagę na trochę inne elementy.

Samo wykonanie zadania nie zawsze wystarczy, jeśli sposób pracy utrudnia współpracę z pozostałymi osobami.

Bezpośrednia krytyka też może sprawiać problemy

Spójrzmy teraz na sytuację z drugiej strony.

W Polsce bezpośredni feedback często pomaga szybko rozwiązywać problemy. Jeśli wiadomo, co trzeba poprawić, można od razu zabrać się do pracy. Taki sposób komunikacji oszczędza czas i pozwala jasno określić odpowiedzialność.

Jednak bezpośredniość ma też swoje granice.

Jeśli krytyka jest zbyt ostra, osobista albo przekazana w niewłaściwy sposób, może powodować napięcia. Zwłaszcza w zespole, w którym ludzie są przyzwyczajeni do bardziej wyważonej komunikacji.

W Szwecji łagodniejsza forma przekazywania uwag pomaga zachować dobrą atmosferę i szacunek wobec rozmówcy. Jednocześnie może prowadzić do sytuacji, w których druga osoba zwyczajnie nie rozumie, jak poważna jest uwaga.

Każde z tych podejść ma swoje zalety i ograniczenia.

Dlatego sprowadzanie całej sprawy do stwierdzenia, że Polacy są bezpośredni, a Szwedzi pośredni, niewiele nam wyjaśnia.

Dużo bardziej przydatne jest zrozumienie, jakiego rodzaju informacji zwrotnej oczekuje druga strona i w jaki sposób rozpoznaje, że jej praca została oceniona negatywnie.

„Przecież mówiłem” i „Przecież nic nie powiedziałeś”

To dwa zdania, które dobrze pokazują, jak mogą wyglądać nieporozumienia w polsko-szwedzkiej współpracy.

Szwedzki przełożony uważa, że kilkakrotnie zwrócił uwagę na problem. Robił to spokojnie, uprzejmie i bez wywierania presji. W jego przekonaniu pracownik miał wystarczająco dużo czasu, żeby coś zmienić.

Polski pracownik uważa, że nigdy nie otrzymał konkretnej informacji o tym, że jego praca jest oceniana negatywnie. Słyszał pytania i sugestie, ale nikt jasno nie powiedział mu, jakie są oczekiwania i co powinien poprawić.

Kiedy współpraca zaczyna się psuć, obie strony mogą czuć się potraktowane niesprawiedliwie.

Jedna ma poczucie, że jej uwagi były ignorowane. Druga, że nikt nie dał jej szansy na poprawę.

W takich sytuacjach bardzo szybko zaczyna cierpieć zaufanie.

Jak uniknąć takich nieporozumień?

W pracy między Polską a Szwecją samo przekazanie informacji zwrotnej może nie wystarczyć. Trzeba jeszcze upewnić się, że druga osoba zrozumiała, co chcieliśmy powiedzieć.

Pomaga w tym kilka prostych nawyków.

Jeśli przekazujemy krytyczną uwagę, nawet bardzo uprzejmie, dobrze jest jasno powiedzieć, czego oczekujemy i co powinno się zmienić.

Jeśli otrzymujemy sugestię, której znaczenia nie jesteśmy pewni, lepiej dopytać, zamiast zakładać, że sprawa jest mało istotna.

Warto też od czasu do czasu porozmawiać o tym, jak druga strona ocenia naszą pracę, szczególnie przy długoterminowej współpracy.

Z własnego doświadczenia wiem, jak bardzo pomaga zadawanie konkretnych pytań.

Zamiast pytać ogólnie: „Czy wszystko jest w porządku?”, wolę zapytać: „Czy jest coś, co powinniśmy poprawić?”, „Czy czegoś brakuje?”, „Czy powinniśmy coś zmienić w naszym sposobie pracy?”.

Różnica potrafi być ogromna.

Nawet osoby, które na co dzień przekazują uwagi bardzo delikatnie, często odpowiadają znacznie bardziej konkretnie, kiedy otrzymają jasno postawione pytanie.

I wtedy możemy wreszcie coś zrobić z otrzymaną informacją.

Pomaga również otwarte mówienie o różnicach kulturowych. Można zwyczajnie wyjaśnić, że jesteśmy przyzwyczajeni do bardziej bezpośredniej komunikacji i chcielibyśmy wiedzieć, jeśli coś wymaga poprawy.

Taka rozmowa może oszczędzić obu stronom wielu nieporozumień.

Kiedy uprzejmość zaczyna kosztować

Problemy z feedbackiem w polsko-szwedzkiej współpracy rzadko wynikają z braku zaangażowania. Często obie strony naprawdę chcą dobrze współpracować, zachować profesjonalizm i wzajemny szacunek.

Jedna uważa, że wyraziła swoje zastrzeżenia wystarczająco jasno. Druga nadal czeka na sygnał, który rozpozna jako prawdziwą krytykę.

A czas płynie.

Jeśli takich sytuacji jest więcej, stopniowo pogarsza się atmosfera, pojawia się frustracja i spada zaufanie. W skrajnych przypadkach kończy się to utratą klienta, kontraktu albo dobrego pracownika.

Dlatego w międzynarodowej współpracy dobrze jest zwracać uwagę na słowa, ale także na ton, kontekst i moment, w którym padają.

I czasami po prostu zapytać wprost.

Bo szkoda stracić dobrą współpracę tylko dlatego, że jedna strona próbowała coś delikatnie zasugerować, a druga nigdy nie zrozumiała, że powinna zareagować.

Simply ahead. Across cultures.